Koordinasi
1.
Kebutuhan akan Koordinasi
Menurut
James D.Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan
organisasi, yaitu:
a) Saling ketergantungan
yang menyatu (pooled interdependent), bila satuan-satuan organisasi tidak
saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian
tetapi tergantung kepada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk
suatu hasil akhir.
b) Saling ketergantungan
yang berurutan (sequential interdependent), dimana suatu satuan organisasi
harus melakukan pekerjaan terlebih dahulu sebelum satuan yang lain bekerja
c) Saling ketergantungan
timbal balik (reciporal interdependent), merupakan hubungan memberi dan
menerima antar suatu organisasi
2.
Masalah-masalah
Pencapaian Koordinasi yang Efektif
Empat tipe
perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan
departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W.
Lorch adalah:
1)
Perbedaan dalam orientasi terhadap
tujuan tertentu.
Para
anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka
sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2)
Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer
akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau
dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat
dengan masalah-masalah jangka panjang.
3)
Perbedaan dalam orientasi antar
pribadi.
Kegiatan
produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar
prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih
santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu
dengan yang lain.
4)
Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap
tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan
standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan
untuk balas jasa bagi karyawan.
3.
Pendekatan-pendekatan untuk Mencapai
Organisasi yang Efektif
Komunikasi
adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung
pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar
ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada
dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan
untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:
· Teknik-Teknik
Manajemen Dasar
Untuk mencapai
koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik
manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum
kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif
tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
4.
Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian
Dasar
Mekanisme-mekanisme dasar untuk
pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen vital dalam manajemen yang
secara singkat dapat diuraikan sebagai berikut:
1) Hierarki Manajerial
Rantai
perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab
dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara
jelas dan tepat serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2) Aturan dan Prosedur
Aturan-aturan
dan prosedur-prosedur adalah keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani
kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien
untuk koordinasi dan pengawasan rutin
3) Rencana dan Penetapan Tujuan
Pengembangan rencana dan
tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan
organisasi terhadap sasaran yang sama
5.
Meningkatkan Koordinasi
Potensial
Meningkatkan
koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi
menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi
ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
Sistem
informasi vertikal adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati
tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar
rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam
kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi
internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan,
koordinasi, dan pengawasan.
Hubungan-hubungan
lateral (horizontal). Melalui pemotongan rantai perintah,
hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan
dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa
hubungan lateral, yaitu:
·
Kontak
langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan
efisiensi kerja.
· Peranan
penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi
panjangnya saluran komunikasi.
·
Panitnya
dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan
yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah
khusus.
·
Pengintegrasian
peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu
diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat
koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
·
Peranan
penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran
oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila
posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif
mengoordinasikan tugas tertentu.
·
Organisasi
matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan
penyelesaian proyek-proyek yang komplek
6.
Pengurangan Kebutuhan akan
Koordinasi
Bila mekanisme pengkoordinasian
dasar tidak mencukupi, koordinasi potensial dapat ditingkatkan dengan
penggunaan metoda metoda. Tetapi kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar
dapat menyebabkan kelebihan beban bahkan memperluas mekanisme pengkoordinasian.
Langkah yang paling konstruktif yang dapt diambil dalam menghadapi kasus ini
adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metoda pengurangan kebutuhan
koordinasi:
1)
Penciptaan sumber daya tambahan
2)
Penciptaan tugas-tugas yang dapat
berdiri sendiri
Sumber :
0 comments:
Post a Comment